El nuevo sistema de legalización de libros obligatorios y su suspensión cautelar

El pasado 16 de febrero se publicaba la Instrucción de 12 de febrero de 2015, de la Dirección General de los Registros y del Notariado, sobre legalización de libros de los empresarios en aplicación del artículo 18 de la Ley 14/2013, de 27 de septiembre, de apoyo a los emprendedores y su internacionalización.

La instrucción establece un nuevo sistema de legalización de los libros obligatorios que deben llevar los empresarios: libros de actas, libros de socios, libros de contratos, libros de cuentas anuales y libros diarios.

El nuevo sistema de legalización elimina la tradicional llevanza y legalización de libros en papel, y establece la obligación de cumplimentar los libros en soporte electrónico y su posterior presentación por vía telemática en los 4 meses siguientes al cierre del ejercicio por la empresa.

Asimismo, la instrucción establece la obligación de aplicarse a todos los libros correspondientes a ejercicios iniciados a partir del 29 de septiembre de 2013, afectando el cambio a la mayoría de las empresas, cuyo ejercicio social se corresponde con el año natural, en el ejercicio 2014 (01/01/2014-31/12/2014) y siendo por tanto el último día de plazo para la presentación telemática de los libros el 30 de Abril de 2015.

El 15 de abril, la asociación de empresas cotizadas españolas, a través de Emisores Españoles, interpuso recurso contencioso-administrativo contra la Instrucción de 12 de febrero de 2015, de la Dirección General de los Registros y del Notariado solicitando la suspensión de la aplicación de la referida instrucción.

Sin embargo, el 27 de abril, tan solo tres días antes de que se cumpliera el plazo de presentación por vía telemática para la mayoría de empresas, el Tribunal Superior de Justicia de Madrid mediante Auto Nº 84 suspende cautelarmente la instrucción y por tanto la obligación de presentación telemática de los libros para las empresas.

El Tribunal Superior de Justicia de Madrid fundamenta la decisión de suspender cautelarmente la instrucción, esencialmente, en la necesidad de salvaguardar la información confidencial de las empresas que, con la obligación de presentación telemática de los libros, sería entregada al Registro Mercantil pudiendo acceder a ella terceros y solicitarla. Principalmente, explica el auto judicial, podría ocasionar un perjuicio para el interés empresarial en el caso de los libros de actas, que recogen las decisiones adoptadas por los órganos de administración incluyendo planes de futuro, información comercial, deliberaciones, decisiones adoptadas, etc.

Asimismo, el Tribunal señala que el cambio de criterio en la legalización se ha realizado con el objetivo de reforzar la seguridad jurídica y establecer procedimientos únicos en los trámites de legalización y así lograr una adecuada publicidad registral y mayor claridad para funcionarios, registros y empresarios, pero que no puede llevarse a cabo sin las garantías suficientes y sin respetar los legítimos intereses de las empresas y entidades que, en este caso, prevalecen sobre el interés público. Por lo tanto, y hasta que por medio de sentencia se ponga fi n al recurso interpuesto, las empresas pueden continuar con el anterior sistema de legalización y presentación de libros obligatorios a la aprobación de la instrucción.

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